導入事例のご紹介
外部のDQヘルプラインを導入された経緯をお聞かせください。
弊社が旧TOKAI、旧ビック東海（現TOKAIコミュニケーションズ）等を統合し、ホールディングス体制になったのは2011年（平成23年）ですが、内部通報体制がスタートしたのは、それ以前の2006年（平成18年）でした。「公益通報者保護法」が施行されたことがきっかけです。当時の体制は、TOKAIは法務室が窓口となり、ビック東海は関係のあった弁護士事務所に通報窓口を設けていました。
その内部通報体制がスタートした年に、私はTOKAIの内部統制の担当者として中途入社しましたが、当時の仕組みでは匿名性が担保されていなかったため、通報のハードルをもっと低くし、さらに良い制度にしようと考えました。
また、内部通報の仕組みをきちんと機能させるには、窓口となる組織とツールが重要と考え、外部の事業者について調べ始めたところ、内部通報の外部窓口という機能を持つDQヘルプラインのことを知り、話を聞いてみたのです。
内部通報システムの中からDQヘルプラインを選択した理由をお聞かせください。
まず内部通報の制度の根幹として、「公益通報者保護法」のガイドラインや、コーポレートガバナンス対応などの観点に立ち、経営から独立させることが最も重要だと考えました。
その上で、私は内部通報の仕組みを定着させるためには、通報者を守ることが絶対の条件と考えました。そこで、匿名で通報ができ、匿名性を保ったまま対応できる仕組みをもったツールがないだろうかと探していたところ、DQヘルプラインがその要求にうまく合致したため、ツールとして選定したわけです。
利用対象者を教えてください。
DQヘルプラインの利用を開始したのは2010年（平成22年）11月で、グループ会社の中でTOKAIが先行して導入しました。その翌年4月に弊社グループはホールディングス体制に移行しましたが、それを機にグループ各社にも導入を図りました。以降、DQヘルプラインは「TOKAIグループ社内通報制度」として機能し、現在ではグループの全ての役員社員および派遣社員が利用できるようになっています。今後は、できれば取引先等にも広げていきたいですね。また、グループ内での認知を高めるため、導入した当初はもちろんですが、それ以降も、社内イントラネット（web掲示板）に操作マニュアルを掲示したり、毎月発行される社内報に内部通報窓口を掲載したりするなど、内部通報制度のＰＲに努めています。加えて、新入社員が入社して最初に受けるコンプライアンス教育時においても、内部通報窓口の存在を知らせています。
ご利用状況はいかがでしょうか。
DQヘルプライン導入初期も現在も、年間の通報件数に大きな変化はありません。
但し、匿名と実名について言えば、当初は匿名が多かったのですが、徐々に実名での通報が増えてきましたね。
調査中に、実名を公表してもいいという方も多くなってきており、真剣に、なるべくスピーディーに問題解決を進めたいという通報者が増えています。
内部通報制度で気を付けていることは何でしょうか。
まずは、安心して通報してもらうことです。そのためには、通報内容が拡散される心配はなく、確実に守秘義務が担保されていることを、最初に通報者に伝えるようにしています。 また、通報への対応を外部任せにしないよう気を付けています。通報時の匿名性を担保するのが外部システムであり、通報を受け取った後は社内で解決していかなければなりません。通報者への聞き取り調査が必要な場合、まず私が会って話を聞くといった対応を行っています。
ご利用の成果について教えてください。
匿名性を維持しながらコミュニケーションできるDQヘルプラインを7年間利用してきて、大変よいシステムだと感じています。
一方で、内部通報を受け取り、その解決を図っていく我々自身のレベルアップも大事だと感じています。いま以上に通報後の対応をきちんと行い、通報者が「通報してよかった」と思える価値ある仕組みにしていきたいですね。
DQヘルプラインへの要望をお聞かせください。
仕組みはよいものですから、インターフェイスや過去データの検索機能などの充実を図っていただけると良いのではないかと思っています。 また、現在、弊社グループでは、Webと電話による通報を受け付けていますが、意外と電話での通報が多い状況にあります。電話であれば、オペレーターの方が上手に聞き取っていただけると通報内容を把握できる精度が高まりますので、その辺りの技術やオペレーターの方の話法レベルの向上にも努めていただけるとさらに実効性が高い仕組みになるのでないかと感じています。
本日はどうもありがとうございました。
インタビュー日付：2018年2月27日
インタビュアー：株式会社カスタマワイズ
※インタビュー当時の所属・肩書は「株式会社TOKAIホールディングス 執行役員 コンプライアンス・リスク管理統括室長」です。